Informationen zur Hauptversammlung in Zeiten der Corona-Krise

In den vergangenen Tagen haben uns vermehrt Anfragen erreicht, wie mit der aktuellen Corona-Krise insbesondere in Bezug auf (Pflicht-) Veranstaltungen wie der Hauptversammlung umzugehen ist.

Um Ihnen eine erste Hilfestellung für die Durchführung Ihrer HV an die Hand zu geben, haben wir im Folgenden einige Tipps und Links zusammengestellt. Bitte beachten Sie, dass diese Sammlung auch aufgrund der dynamischen Entwicklung in dieser Sachlage keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhebt und keinen Rechtsrat darstellt.

Allgemeine Empfehlungen des Robert Koch-Instituts im Umgang mit COVID-19 (Coronavirus) finden Sie hier.

Einzelne Empfehlungen, die wir aus dem Austausch mit börsennotierten Unternehmen zusammengestellt haben (bitte nur als Anregung verstehen):

• Nehmen Sie mit dem für den Veranstaltungsort zuständigen Gesundheitsamt Kontakt auf und fragen nach evtl. besonderen Vorgaben.
• Da diese Vorgaben voraussichtlich nicht rechtsverbindlich sein werden, klären Sie in jedem Fall mit Ihrer Rechtsabteilung ab, welche Vorgaben umgesetzt werden können/sollen/müssen.
• Fragen Sie bei dem entsprechenden Hallenbetreiber nach, wie aktuell bei vergleichbaren Großveranstaltungen verfahren wird.
• Klären Sie im Vorfeld, ob und wie Sie die HV auch online übertragen können. Rechtliche Bestimmungen hierzu finden Sie im Aktiengesetz § 118. In der HV-Einladung könnte dann auf die Möglichkeit hingewiesen werden, der HV fernzubleiben und stattdessen online zu verfolgen, um die Teilnehmerzahl vor Ort so gering wie möglich zu halten.
• Spätestens beim Aufbau abklären, ob nach der Veranstaltung alles desinfiziert werden sollte.
• Folgende Maßnahmen vor Ort wären denkbar/sinnvoll:
  – Anschrift und Telefonnummer der Anwesenden dokumentieren
  – Reiseverhalten (v.a. in Risikogebiete wie China, Iran, Italien) abfragen
  – Körpertemperatur messen (und in der Folge Möglichkeiten schaffen, Verdachtsfälle zu separieren)
  – Eigeneinschätzung zum Gesundheitszustand abfragen
• Eventuell können Sie als Veranstalter verpflichtet werden, im Fall einer nachgewiesenen Ansteckung eines HV-Teilnehmers alle weiteren Teilnehmer abzutelefonieren und ihnen eine freiwillige Quarantäne zu empfehlen.

Aktuelle Beiträge zum Thema

• Noerr LLP, 09.03.2020: Corona-Krise als rechtliche Herausforderung für die Hauptversammlung 2020 (Link)
• Link Market Services, 06.03.2020: Hauptversammlung 2020 und der Coronavirus (März 2020) – Vorbereitungen und aktuelle Empfehlungen (Link)
• Börsen-Zeitung, 04.03.2020: Aktionärstreffen müssen stattfinden (Link)
• Börse-Online, 03.03.2020: Hauptversammlungen in Zeiten der Corona-Krise (Link)
• Blog.Handelsblatt, 02.03.2020: Corona und die große Hauptversammlung (Link)

Zudem hat die Kirchhoff Consult AG in einer Blitzumfrage Unternehmensvertreter börsennotierter Unternehmen vom 3. bis zum 5. März 2020 zu ihren Einschätzungen der Auswirkungen des Coronavirus auf die Kapitalmarktkommunikation befragt. Die Ergebnisse finden Sie hier.